Abc Und Xyz Analyse Beispiel Essay

Themen dieses Beitrags

Mit einer XYZ-Analyse können Sie wie mit der bereits von mir vorgestellten ABC-Analyse entscheidende Einblicke in Ihr Unternehmen, insbesondere in die Lagerhaltung und die Materialdisposition bekommen.

Leider ist auch die XYZ-Analyse vielen Unternehmern und Selbstständigen nicht geläufig. Sind sie jedoch erst einmal mit diesem Controlling-Werkzeug vertraut, wollen sie es nicht mehr missen und die Kennzahlen helfen Ihnen, die Kapitalbindungskosten nachhaltig zu senken.

Mit diesem Artikel biete ich Ihnen die Möglichkeit, das Instrument XYZ-Analyse Schritt für Schritt kennenzulernen, um die damit verbundenen Erkenntnisse gewinnbringend in Ihr Unternehmen einzubringen.

Die XYZ-Analyse erleichtert Ihnen die Planung von Material- und Warenströmen und leistet so einen wertvollen Beitrag zur Optimierung Ihres Unternehmens, indem Sie nachhaltig vermeidbare Kosten umgehen.

Themen, die ich in diesem Artikel behandle:

  • Warum Sie die XYZ-Analyse durchführen sollten: Grundlagen zur XYZ-Analyse
  • So berechnen Sie den Variationskoeffizient bei der XYZ-Analyse
  • Fallbeispiel zur XYZ-Analyse
  • Typische Fehler bei der XYZ-Analyse und wie Sie diese vermeiden
  • Schritt für Schritt Zusammenfassung der XYZ-Analyse
  • Downloadmöglichkeit der Excel-Beispieldateien
  • Ausblick: Kombination von ABC-Analyse und XYZ-Analyse

Warum Sie die XYZ-Analyse nutzen sollten

Können Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb Bestellungen Ihrer Kunden sowie zugehörige Lieferungen von Material nicht rechtzeitig realisieren und die entsprechenden Lagerbestände sind nicht verfügbar, kommt es zu Störungen der Leistungserstellung, die im schlimmsten Fall zu sogenannten Fehlmengenkosten führen.

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Unter Fehlmengenkosten sind neben Pönalen (Strafzahlungen) durch die verzögerte Auftragsausführung Kosten wie anderweitige Beschaffung, Verlust des Auftrages, aber auch durch den verständlichen Ärger Ihrer Kunden verursachter Image- und Reputationsschaden zu verstehen.

Legen Sie jedoch für Materialpositionen und andere Inputgüter überhöhte Lagerbestände an, um ggf. gegen Lieferstörungen gewappnet zu sein, führt dies unweigerlich zu hohen Lagerkosten und einer unnötig hohen Kapitalbindung in Ihrem Umlaufmittelbereich. Sie haben als Unternehmen zu hohe Kapitalbindungskosten und damit deutliche Wettbewerbsnachteile im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz.

Diese Gefahr trifft vor allem Unternehmen, die über ein sehr breites Spektrum an Waren und Betriebsmitteln verfügen müssen, aber die Materialdisposition nicht optimal darauf ausgerichtet haben.

Elektrobetriebe sind in meiner Beratungspraxis immer wieder davon betroffen, weil es eine unüberschaubare Anzahl an Kabelarten, Schaltern, Dosen etc. gibt. Im Laufe der Jahre haben sich Restposten bzw. „Vorhaltemengen“ im Lager eingenistet. Selbiges gilt für Reparaturbetriebe im KFZ-Bereich. Auch hier sammeln sich fast unüberschaubare Mengen an Ersatzteilen an, „die ja noch gut sind“ und „die man ja nie mehr bekommt“.

Tatsächlich verkompliziert dieser Bodensatz nur Ihre Lagerhaltung und treibt die Kapitalbindungskosten unnötig in die Höhe.

Einfach gesagt: Sie haben zu viel totes Kapital. Sehen wir uns hierzu nochmals den im Artikel „Wie dramatisch Rabatte Ihre Rendite und damit Ihr Unternehmen ruinieren…“ definierten ROI-Baum (ROI= Return on Invest = Rendite auf eingesetztes Kapital) an.

Der ROI-Baum zeigt die Auswirkungen bei der XYZ-Analyse

 

Welche Auswirkungen es hat, wenn sich der Lagerbestand verdoppelt, ist leicht ersichtlich. Ihr ROI sinkt bei sonst konstanten Werten um fast 50%! Begehen Sie jetzt noch den Fehler und gewähren noch 3% Skonto, dann haben Sie Ihre ursprünglich stattliche Rendite auf Ihr eingesetztes Kapital von 10% auf 0,4% pulverisiert!

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Gerade im Handwerk wird zu sehr auf Sicherheit der Lieferfähigkeit geachtet und bei fast allen Handwerkern findet man deutlich zu hohe Lagerbestände. Diese Unternehmer killen damit unnötig ihre Rendite auf das eingesetzte Kapital (siehe ROI-Baum).

Das gilt gleichermaßen für eine Vielzahl von Online-Händlern, die ich als Unternehmensberater betreuen durfte.

Merken Sie sich das alte Kaufmannsmotto: Alle Unvernunft trifft sich im Lager!

Umgehen Sie vermeidbare Kostenfallen!

Es sollte Ihnen konsequenterweise ein wichtiges Anliegen sein, herauszufinden, wie sich Ihr Verbrauch von Beschaffungsobjekten (Material, Zulieferteile, Waren, etc.) und Endprodukten mengenmäßig und in seiner zeitlichen Struktur entwickelt, um auf diese Weise ausreichend sichere Bedarfsvorhersagen (mit Auswirkungen auf Bestell- und Lagerhaltungsstrategien) machen zu können.

Ziel sollte eine möglichst synchrone Leistungserstellung sein, d.h. sie sollte immer genau die richtige Menge benötigter Artikel zur richtigen Zeit in Ihrem Lager halten. Dies erreichen Sie, wenn Sie die Verbrauchsstruktur bzw. die Verbrauchshäufigkeit der jeweiligen Artikel kennen.

Vertrauen Sie bei der Planung auf statistische Untersuchungen!

Statistische Untersuchungen zeigen, dass sich im Verbrauchsverlauf sowohl von Materialien und Zulieferteilen als auch von fertigen Waren typische Strukturen herausbilden.

Diese Kategorien ermöglichen Ihnen eine bessere materialwirtschaftliche Entscheidungsgrundlage. Das hierbei verwendete Verfahren wird als XYZ-Analyse bezeichnet.

Die Buchstaben X,Y und Z geben drei verschiedene Gruppen von Verbrauchsstrukturen an, die ihrerseits als Indikator zukünftigen Bedarfs der jeweiligen Artikel betrachtet werden.

  • X-Positionen werden Artikel mit einer konstanten Verbrauchsrate zugeordnet. Sie zeichnen sich durch eine sehr hohe Vorhersagegenauigkeit und langfristige Planbarkeit aus.
  • Y-Positionen hingegen weisen  einen unregelmäßigen, schwankenden, zumeist saisonalen Verbrauch auf. Die Vorhersagegenauigkeit ist als mittelmäßig einzustufen. Gleiches gilt für die Planbarkeit.
  • Z-Positionen sind durch einen äußerst unregelmäßigen Verbrauch bzw. eine stark schwankende Nachfrage charakterisiert. Vorhersagen sind quasi unmöglich. Der Bedarf ist nicht planbar.

Gibt es einen Unterschied zur RSU-Analyse?

Neben der XYZ-Analyse wird noch der Begriff RSU-Analyse verwendet. R steht für regelmäßig, s für saisonal und u für unregelmäßig. Die RSU-Analyse ist im Kern nichts anderes als die XYZ-Analyse, stammt aber eher aus der deutschsprachigen Materialwirtschaft bzw. Lagerwirtschaft.

Statistische Grundlagen der XYZ-Analyse

Die der XYZ-Analyse zugrunde liegende Kennzahl ist der Variationskoeffizient (VarK). Er ist letztendlich ausschlaggebend für die Zuordnung eines Artikels zu einer der drei genannten Kategorien. Vereinfacht gilt: Je unregelmäßiger der Verbrauch, desto höher der Variationskoeffizient VarK und desto eher eine Zuordnung zu einer Y- oder Z-Position (und umgekehrt).

Was verstehen wir unter dem Variationskoeffizient?

Mathematisch bedeutet der Variationskoeffizient VarK eine Reduktion einer Kurve, d.h. möglicher Schwankungen im Verbrauchsverlauf eines Artikels, auf eine einzige Zahl. Er hilft dadurch, verschiedene Artikel mit unterschiedlichem sowohl mengen- als auch zeitmäßigen Verbrauch vergleichbar zu machen. Der Variationskoeffizient VarK ist als relative Standardabweichung definiert und für gewöhnlich als Prozentzahl angegeben.

Definition Variationskoeffizient

Der Variationskoeffizient für eine Zufallsvariable x mit dem Erwartungswert E(X) ≠ 0 ist definiert als die relative Standardabweichung. Als Formel für den Variationskoeffizient eines Artikels in einem Lager gilt daher:

XYZ-Analyse Formel für Variationskoeffizent

In Microsoft Excel lässt sich die Standardabweichung relativ einfach berechnen mit der Formel =Wurzel(Varianzen(BereichAnfang:BereichEnde)) also z.B. =Wurzel(Varianzen(A1:A17))

Warum nimmt man in Excel die Formel „Varianzen“ und nicht „Varianz“?

Weil es sich bei Lagerbeständen um eine Grundgesamtheit handelt, die bekannt ist, ist die Formel Varianzen statistisch die Richtige. Varianz nimmt man dann, wenn die Grundgesamtheit nicht bekannt ist. Darauf hat mich ein aufmerksamer Leser meines Blogs hingewiesen.

Wie bestimme ich die Vorhersagegenauigkeit?

Bei der Bestimmung der X,Y,Z-Kategorien fragen Sie sich an dieser Stelle sicher, wie die Intervallgrenzen durch den Variationskoeffizienten festzulegen sind. Oder ob es eine Faustregel gibt, ab wann Material zu der Gruppe Y oder Z gehört.

Ich muss Sie leider enttäuschen.

Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Es gilt einmal mehr der Spruch: Das kommt ganz darauf an. Je nach Branche und Artikelart unterscheiden sich die Grenzen für eine X,Y,Z-Position. Was für einen saisonal arbeitenden Betrieb wie eine Motorradwerkstatt völlig normal sein kann (hoher Bedarf an Ersatzteilen in den Sommermonaten), ist für eine Bäckerei ein chaotisches Verhalten (Mehl wird dagegen immer gebraucht).

Mit jedem weiteren Jahr, in dem Sie die XYZ-Analyse aber durchführen und die Ergebnisse mit den Vorjahren vergleichen und Ihre Schlüsse daraus ziehen, wird die Vorhersagegenauigkeit deutlich exakter.

Mein Ratschlag:

Diskutieren Sie Ihre individuelle Situation daher in einer Expertengruppe oder scheuen Sie sich nicht, mich bei Unklarheiten zu kontaktieren. Ich helfe Ihnen gerne weiter.

Beispiel zur XYZ-Analyse – die Vorgehensweise  

Zur Veranschaulichung der XYZ-Analyse möchte ich Ihnen im Folgenden ein stark vereinfachtes, fiktives Beispiel eines Industriebetriebs geben. Wir werden dabei Schritt für Schritt vorgehen.

Unser Betrieb hat das Gefühl, dass seine Materialwirtschaft, die aus insgesamt fünf Positionen besteht, nicht optimal ist. Um dies bewerten zu können, möchte er zunächst mittels der XYZ-Analyse ein solides Entscheidungsfundament erhalten. Exemplarisch untersucht er, wie der Verbrauch von Bauteilen (Schrauben, Widerständen, Kugellagern), Hilfsstoffen (Kohle zum Heizen) und Maschinenersatzteilen mengenmäßig und im Zeitablauf aussieht. Als Grundlage hierfür dient folgende historische Bedarfszeitreihe, die über zwei Jahre hinweg aufgestellt wurde.

Monat
Verbrauch
WiderständeKohleErsatzteileKugellagerSchrauben
Jan 01100055004005000
Feb 017505001003804500
Mrz 01105040004055300
Apr 01900300005700
Mai 0110000004600
Jun 01120006003505000
Jul 01900002005200
Aug 011100003704800
Sep 0160030004005900
Okt 0110004004003905000
Nov 0195045004505500
Dez 01120055005004000
Jan 0260050003704500
Feb 0270045003504400
Mrz 028004501504006000
Apr 02120030020005500
Mai 028500005000
Jun 02110003005504900
Jul 02550004505200
Aug 021000003505000
Sep 02105030007004500
Okt 0290030004004800
Nov 0280035004105500
Dez 0212004004004505000

Auf dieser Basis berechnet unser Betrieb in einem nächsten Schritt die dazugehörigen Erwartungswerte, Standardabweichungen sowie Variationskoeffizienten.

WiderständeKohleErsatzteileKugellagerSchrauben
Erwartungswert933,3270,889,6344,85033,3
Standardabweichung192,4204,6164,6176,4481,0
Variationskoeffizient20,60%75,50%183,70%51,20%9,60%

Im Anschluss daran setzt sich eine Expertengruppe zusammen und diskutiert die Klassengrenzen für die XYZ-Analyse, die nachstehend abgetragen sind.

KlasseVariationskoeffizient
X0,4
Y0,4-0,8
Z0,8

Schließlich ordnet der Betrieb die einzelnen Artikel den drei Positionen X,Y,Z zu.

  • X-Positionen: Schrauben und Widerstände.
  • Y-Positionen: Kugellager und Kohle.
  • Z-Positionen: Maschinenersatzteile

Welche Schlussfolgerungen können wir aus den gewonnenen Informationen ziehen?

Unter Berücksichtigung unserer Ausgangssituation wird ersichtlich, dass 40% der Artikel einen konstanten Verbrauch und lediglich 20% sehr starke Schwankungen aufweisen.

Die Beschaffung von Schrauben und Widerständen ist gut planbar und sollte durch uns entsprechend angepasst werden. Möglicherweise empfiehlt sich ein regelmäßiger Beschaffungsprozess.

Da der Verbrauch von Ersatzteilen sehr unregelmäßig ist, d.h. Reparaturen jederzeit nötig sein können, ist hier eine Vorratshaltung vermutlich sinnvoll. Kugellager und Kohle bedürfen einer gesonderten Betrachtung. Auf den zweiten Blick wird erkennbar, dass es sich hierbei um saisonale Schwankungen handelt, die es zu berücksichtigen gilt. Ohne weitere Informationen könnte es bspw. kostensparend sein, Kohle erst unmittelbar vor den Monaten mit Heizbedarf zu beschaffen.

TIPP: Bedenken Sie, dass sie bei der Datenanalyse von Bedarfszeitreihen auch die Kriterien „Trendverhalten“ und „Saisonalität“ einzelner Artikel berücksichtigt werden sollten.

Typische Fehler bei der XYZ-Analyse

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Der wohl typischste Fehler bei der Anwendung der XYZ-Analyse liegt darin begründet, dass schwankender Verbrauch häufig mit chaotischem Verbrauch gleichgesetzt wird.

Bei geringen Schwankungen ist immer eine gute Vorhersage möglich, d.h. ein Gut mit geringen Schwankungen im Verbrauch ist nahezu in jedem Fall ein X-Gut. Dagegen kann die umgekehrte Aussage, dass stark in ihrem Verbrauch schwankende Güter automatisch Z-Güter sind, nicht getroffen werden.

Warum ist das so und welche Auswirkungen hat das?

Das liegt in den meisten Fällen daran, dass ausschließlich der Verbrauch betrachtet wird und nicht die Delta-Menge zwischen Verbrauch und Prognose bzw. dem Plan-Verbrauch. So kann es sein, dass ein saisonal stark schwankender Verbrauch durchaus gut prognostizierbar ist und die Abweichung zwischen Ist und Plan gar nicht so groß ist.

Genau diese Erweiterung der XYZ-Analyse mit der Berechnung von Schwankungskoeffizienten anhand der Planabweichungen möchte ich an dem zweiten Fallbeispiel darstellen.

Das Beispiel orientiert sich an Hartmann – Materialwirtschaft, Organisation, Planung, Durchführung, Kontrolle, 8. Auflage 2002.

Der Schwankungskoeffizient berechnet sich nach der Formel:

Formel für Schwankungskoeffizent bei der XYZ-Analyse

Dabei bedeutet:

SQi = Schwankungsquotient der i-ten Periode
SQi-1 = bis zur i-ten Periode fortgeschriebener SQ-Wert
n = Intervalle innerhalb einer Periode (in der Regel 1)
SF = Sicherheitsfaktor
T = tatsächlicher Verbrauch
V = Vorhersagewert (Planwert)
i = laufende Periode

Da die Intervalle in einer Periode, zum Beispiel mehrere Wochen in einem Monat, eher selten betrachtet werden, beträgt n in der Regel 1. Die Formel vereinfacht sich unter der Prämisse n = 1 dann zu:

vereinfachter Schwankunkgskoeffizent bei der XYZ-Analyse

Der Quotient

trifft eine Aussage darüber, wie sich das betrachtete gut in der laufenden Periode verhält. Je größer die Abweichung des tatsächlichen Verbrauchs vom Vorhersagewert, dem Planwert, desto größer wird der Term

XYZ-Analyse Planabweichung 2

Dieser Betrag wird zusätzlich noch mit einem Sicherheitsfaktor SF bewertet, der in der Regel je nach Servicegrad, zwischen 0 und 3,75 liegt.

Unter dem Servicegrad versteht man die Wahrscheinlichkeit, daß die Nachfrage nach den jeweiligen Gut oder Artikel befriedigt werden kann.

Dieser Sicherheitsgrad ergibt sich dadurch, daß man den Bedarf als normal verteilte Zufallsvariable annimmt und die Nachfrage mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit befriedigen möchte.

Hartmann nennt beispielhaft folgende Sicherheitsfaktoren für die unterschiedlichen Servicegrade:

ServicegradSicherheitsfaktor
50,000,00
78,811,00
84,131,25
94,522,00
97,722,50
99,183,00
99,873,75
XYZ-Analyse Servicegrade & Sicherheitsfaktoren

Um das Schwankungsverhalten bis zur Vorperiode zu integrieren wird der Spannungsquotient der Vorperiode SQi-1 mit einbezogen.

Damit wird verhindert, daß aufgrund eine nur zufällig genau getroffen Vorhersage falsche Schlußfolgerungen bezüglich des Schwankungsverhaltens getroffen werden. Da im Schwankungsquotienten der Vorperiode auch deren Vorperiode enthalten ist, wird das gesamte Schwankungsverhalten der Vergangenheit berücksichtigt.

Ähnlich wie bei der ABC Analyse werden die Beschaffungspositionen nach ihrem ermittelten Schwankungskoeffizienten absteigender Reihenfolge sortiert und die Grenzen für die jeweilige Kategorie gezogen. Hartmann nennt beispielhaft folgende Grenzziehung:

X-Gut: SQi-1 ≤ 1

Y-Gut: 1 < SQi-1 ≤ 5

Z-Gut: SQi-1 > 5

Um nun diese theoretischen Überlegungen in ein praktisches Beispiel zu überführen, habe ich die Tabelle aus dem ersten Fallbeispiel mit den Verbrauchswerten aus dem ersten Fallbeispiel noch einmal um die jeweiligen Planzahlen erweitert und den Schwankungskoeffizient berechnet.

MonatVerbrauch
WiderständeKohleErsatzteileKugellagerSchrauben
Ist-VerbrauchPlan-VerbrauchSchwankungs-koeffizientIst-VerbrauchPlan-VerbrauchSchwankungs-koeffizientIst-VerbrauchPlan-VerbrauchSchwankungs-koeffizientIst-VerbrauchPlan-VerbrauchSchwankungs-koeffizientIst-VerbrauchPlan-VerbrauchSchwankungs-koeffizient
Jan 0110009500,085506000,13001,54004000,00500050300,01
Feb 017509500,365006000,31100014999,33804000,08450050300,16
Mrz 0110509500,344004500,32007501,14054000,06530050300,16
Apr 019009500,253002500,4601503752,1001,53570050300,28
Mai 0110009500,200501,73001877,5002,26460050300,27
Jun 0112009500,50002,37600090937,33504001,32500050300,14
Jul 019009500,33002,68015045470,12004001,41520050300,12
Aug 0111009500,40002,840022736,63704000,82480050300,13
Sep 016009500,75300508,920011369,84004000,41590050300,32
Okt 0110009500,464002005,964001505687,43904000,24500050300,17
Nov 019509500,234505003,13002845,24504000,31550050300,23
Dez 0112009500,515506001,6901501424,15004000,53400050300,42
Jan 026009500,815006001,100150713,53704000,38450050300,37
Feb 027009500,804506000,9200358,33504000,38440050300,37
Mrz 028009500,644504500,46150022677,64004000,19600050300,48
Apr 0212009500,713002500,5320015011339,3001,59550050300,38
Mai 028509500,510501,77005671,2002,30500050300,20
Jun 0211009500,49002,38300047834,15504001,71490050300,14
Jul 025509500,88002,69015023918,54504001,04520050300,12
Aug 0210009500,52002,850011960,83504000,71500050300,07
Sep 0210509500,42300508,92005981,97004001,48450050300,19
Okt 029009500,293002005,2101502992,44004000,74480050300,16
Nov 028009500,383505003,06001497,74104000,41550050300,22
Dez 0212009500,594006002,03400150751,44504000,39500050300,12

Damit ergibt sich ein differenzierteres Bild.

 WiderständeKohleErsatzteileKugellagerSchrauben
Mittelwert des Schwankungsquotienten0,4762,60214345,80,80,218
Zuordnung zur KlasseXYZXX
XYZ-Analyse Klasseneinteilung Erweiterung

Die Ersatzteile aus dem ersten Fallbeispiel bleiben Z-Güter, da sie tatsächlich einem chaotischen Verbrauch unterliegen und nicht planbar sind. Hier sollten Sie sich mit Ihrem Controller zusammensetzen und kritisch hinterfragen, ob eine Planung überhaupt Sinn macht oder ob nicht ein Jahresbudget, verbunden mit einem entsprechenden Lagerbestand passender wäre.

Veränderungen gab es bei den Kugellagern. Hier zeigt sich, dass durch eine gute Planung das ehemals Y-Gut zu einem X-Gut wurde. Durch diese gute Planung des Verbrauchs senken Sie Ihre Monitoringkosten im Unternehmen.

Download der Beispieldateien zur XYZ-Analyse:

Damit Sie alles gut nachvollziehen und selbst berechnen können, können Sie hier alle Beispieldaten als Excel-Datei herunterladen: Einfach die Teilenfunktinon nutzen und der Link wird freigeschaltet.

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Zusammenfassung: die XYZ- Analyse Schritt für Schritt erklärt

Zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch einmal die wichtigsten Schritte der XYZ-Analyse zusammenfassen.

  1. Überlegen Sie sich, was Sie auswerten wollen und welche Daten Sie benötigen. Neben dem klassischen Ziel, Materialeingänge bei der Fertigung (Beschaffungslogistik) zu planen, ist es auch denkbar, die Materialabgänge bei Verkauf (Distributionslogistik) zu untersuchen. Das gilt ebenso, ob Sie die Verbräuche von Gütern analysieren möchten (Fallbeispiel 1) oder die Verbrauchsabweichungen vom Plan (Fallbeispiel 2).
  2. Beschaffen Sie sich die Daten für Ihre XYZ-Analyse aus der Buchhaltung, aus dem Vertrieb, aus dem Lager, der Marketingabteilung etc. Bedenken Sie dabei jedoch, dass Materialeingang, -ausgang und -verbrauch nicht zwingend übereinstimmen. Es können immer Teile fehlerhaft sein, kaputt oder verloren gehen.
  3. Stellen Sie aus Ihren Daten Bedarfszeitreihen für die zu untersuchenden Artikel auf. Beachten Sie, dass Sie einen ausreichend langen Betrachtungszeitraum wählen. 15 bis 20 Perioden haben sich hierbei bewährt.
  4. Ermitteln Sie die dazugehörigen Erwartungswerte, Standardabweichungen und schließlich Variationskoeffizienten bzw. die Schwankungskoeffizienten.
  5. Diskutieren Sie die Intervallgrenzen und passen diese entsprechend an. Ordnen Sie dann die einzelnen Artikel X,Y,Z-Positionen zu.
  6. Leiten Sie Konsequenzen aus der XYZ-Analyse ab und passen Sie Ihre Materialwirtschaft mit Bestell- und Lagerhaltungsstrategien an.
  7. Kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Sollte es zu unerwünschten Effekten kommen, überdenken Sie die gewählte Strategie.

Ausblick: Kombination von ABC-Analyse und XYZ-Analyse

Die ABC Analyse wie auch die XYZ Analyse kann man sehr gut miteinander kombinieren. Die Ergebnisse, die Sie aus dieser ABC/XYZ-Kombination ableiten können, möchte ich Ihnen in einem der nächsten Artikel ausführlich darstellen.

Tipp!Die Analyse und Optimierung Ihrer betrieblichen Fragestellungen nennen wir übrigens Feine Organisationsentwicklung. Schauen Sie sich jetzt das Video dazu an.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © industrieblick

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Themen dieses Beitrags

Sowohl mit der ABC-Analyse als auch der XYZ-Analyse, die ich Ihnen bereits vorgestellt habe, lassen sich einzeln wunderbare Erkenntnisse im Unternehmen gewinnen.

Während die ABC-Analyse Ihnen u.a. dabei helfen kann, herauszufinden, welche Artikel den höchsten Wertanteil ausmachen und für Sie dementsprechend von besonderer wertmäßiger Bedeutung sind, ermöglicht die XYZ-Analyse eine differenzierte Betrachtung ihrer Bedarfszeitreihen, die wiederum als erste Entscheidungsgrundlage für Ihre Beschaffungsstrategien dienen kann.

Einen noch wertvolleren Einblick bekommen Sie jedoch mit einer Kombination beider Controlling-Werkzeuge. Das heißt für Sie: doppelte Aussagekraft und doppelter Erfolg bei gleichem Aufwand.

Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen aufzeigen, wie durch den Einsatz der relativ einfach zu handhabenden Planungs- und Entscheidungshilfe der kombinierten ABC-XYZ-Analyse bedeutende betriebswirtschaftliche Wirkungen in Beschaffung und Absatz erreicht werden können, auch in Ihrem Unternehmen!

Die Idee der kombinierten ABC/XYZ-Analyse

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Inhaltliche Überlegungen und praktische Erfahrungen zeigen gleichermaßen, dass zwischen dem Werteanteil einzelner Güter (ermittelt anhand der ABC-Analyse) und dem zeitlichen Bedarfs- bzw. Verbrauchsverlauf dieser Positionen (ermittelt anhand der XYZ-Analyse) ein Zusammenhang hergestellt werden kann. Dieser Zusammenhang ist nötig, um das letzte Puzzleteil zu finden, das dabei hilft die Materialwirtschaft zu optimieren.

Erst wenn Sie wissen, wie regelmäßig ein Artikel benötigt wird und welche wertmäßige Bedeutung dieser Artikel hat, können Sie eine geeignete Beschaffungsstrategie ableiten und in Ihrem Unternehmen implementieren. Darüberhinaus wissen Sie erst dann, welchen Gütern Sie Ihre volle Aufmerksamkeit schenken sollten und welche Güter unkritisch sind, sodass Sie Ihr Monitoring, d.h. die Güterbeobachtung (beispielsweise die Kontrolle von Verbrauch oder Warenein- und ausgang), effizient und letztendlich kostensparend gestalten können.

Reduzieren Sie Ihre Monitoringkosten!

Auch für das Monitoring gilt es, die gegebenen Ressourcen (Geld, Zeit, Arbeitskraft) möglichst sinnvoll einzusetzen. Um dies zu gewährleisten, reicht es nicht aus, dass Sie aus der ABC-Analyse ableiten können, dass der Fokus auf alle A-Güter aufgrund ihres hohen Wertanteils gelegt werden sollte.

Powerkurs ABC-Analyse – mit vielen Übungsdaten!

Effizientes Monitoring ist Ihnen erst dann möglich, wenn Sie auf solcher Erkenntnis aufbauend eine XYZ-Analyse durchführen und auf diese Weise ein differenzierteres Bild erhalten. Sie werden erkennen, dass Sie bei einer hohen Vorhersagegenauigkeit z.B. A-Güter mit deutlich geringerer Aufmerksamkeit behandeln müssen als A-Güter mit schlecht prognostizierbarem Verbrauch.

An dieser Stelle gebe ich noch den Hinweis, dass die XYZ-Analyse auch gern als RSU-Analyse bezeichnet wird. Dieser Begriff kommt häufig in der deutschen Materialwirtschaft vor. Dabei steht r steht für regelmäßig, s für saisonal und u für unregelmäßig.

Vorhersagegenauigkeit erhöhen durch systematische Planung

Die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauches ist immer wieder ein großes Problem bei teileintensiven Unternehmen. Mit der klassischen XYZ-Analyse kann die Vorhersagegenauigkeit des Teileverbrauchs zwar deutlich verbessert werden (weil man gezwungen ist, sich systematisch mit seinem Verbrauch auseinanderzusetzen), beruht aber nach wie vor auf Vergangenheitswerten. Was in der Vergangenheit war, muss nicht zwangsläufig immer so sein. Auftragseingänge können sich jederzeit ändern, teilweise sogar dramatisch, wie die Jahre 2007 bis 2009 gezeigt haben (Weltwirtschaftskrise im Zuge der Finanzkrise).

Die deutlich bessere Variante ist es daher, den Verbrauch seiner Teile gemeinsam mit dem Vertrieb zu planen und laufend mit dem tatsächlichen Verbrauch abzugleichen. Die Abweichungen zwischen Plan und Ist (also die Delta-Mengen) sind dann eine deutlich belastbarere Grundlage zur Bestimmung des Schwankungsverhaltens und damit eine entscheidende Verbesserung der Vorhersagegenauigkeit. Eine genaue Anleitung, wie man das durchführt, finden Sie hier.

Der Zusammenhang zwischen Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten

Um den gewollten Zusammenhang herzustellen, kombinieren Sie einfach die Ergebnisse der jeweiligen Analyse. Sie erhalten auf diese Weise neun (statt bisher drei) Kategorien, die nachstehend in der kombinierten ABC-XYZ-Matrix abgetragen sind. Wie darin unschwer zu erkennen ist, ermöglicht diese intuitiv verständliche Erweiterung der Kategorisierung um eine neue Dimension eine umfassendere Sicht auf Ihre Güter.

Die kombinierte ABC-XYZ-Matrix | Nachgezeichnet aus
Quelle: Arnold, Ulli: Beschaffungsmanagement. Schaeffer-Poeschel Verlag, 2. Auflage, Stuttgart 1997. | Bild samt Quellenangabe verwendet werden

Handlungsempfehlungen auf Grundlage der kombinierten ABC-XYZ-Analyse

Im Folgenden möchte ich Ihnen einige typische Beschaffungsstrategien nennen, die sich für die entsprechende Güterklassifizierung eignen. Fassen Sie diese bitte weniger als eine in Stein gemeißelte Universalnorm, sondern mehr als bewährte Handlungsempfehlungen auf, die auf vielfachen Erfahrungswerten beruhen. Dass sich in Einzelfällen abweichende Beschaffungsstrategien anbieten, hat mitunter Gründe, die von der kombinierten ABC-XYZ-Analyse nicht berücksichtigt werden können. Beachten Sie hierzu auch meinen Hinweis.

Hinweis: Denken Sie daran, dass neben den Kriterien Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten auch andere Einflussfaktoren wie beispielsweise Preisschwankungen die Beschaffungspositionen beeinflussen können. Sind bei A-Gütern mit geringer Verbrauchsschwankung große Preisschwankungen zu beobachten, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, ggf. von der bewährten Beschaffungsstrategie einer synchronen Lieferung abzuweichen.

Beschaffen Sie A-Teile möglichst verbrauchssynchron!

Bei Materialdispositionen mit hohem Wertanteil (A-Gut) und einem stark unregelmäßigen Verbrauch (Z-Gut) benötigen Sie eine genaue Beschaffungs- und Lagerplanung, damit hohe Sicherheitsbestände nicht zu einer unnötigen Kapitalbindung im Lager führen (mit der Folge von Opportunitätskosten, beispielsweise durch Zinsverluste oder gar Verderben von Ware) und Ihnen zum anderen keine Gefahr eines Produktionsausfalls durch zu geringe Lagerbestände droht. Aufgrund des Zielkonflikts „hoher Lagerbestand zur Versorgungssicherheit“ und „geringer Lagerbestand zur Kostenreduzierung“ ist ein solches AZ-Gut für Sie besonders kritisch und sollte von Ihnen mit äußerster Sorgfalt beobachtet werden. Möglicherweise sollten Sie versuchen, die Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihren Lieferanten dahingehend zu intensivieren, dass eine schnelle Abrufbarkeit gewährleistet werden kann.

Unproblematischer sind für Sie hingegen AX-Güter. Der relativ regelmäßige Verbrauch und damit die gute Planbarkeit bei gleichzeitig hohem Wertanteil sollten Sie dazu veranlassen, die Möglichkeit einer Just-in-Time-Lieferung in Betracht zu ziehen. Überspitzt gesagt, sollten Sie versuchen, dass der LKW mit den benötigten Teilen genau dann ankommt, wenn Sie die Teile auch verwenden.

Legen Sie C-Güter lieber auf Lager als unnötig hohe Kosten durch Just-in-Time-Lieferung oder gar Produktionsausfälle in Kauf zu nehmen!

Bei Gütern mit geringem Wertanteil (C-Gütern) und starkem Schwankungsverhalten dominiert der Aspekt der Produktionssicherheit. Es kann für Sie daher die kostengünstigere Alternative sein,  für ein solches CZ-Gut einen höheren Sicherheitsbestand anzulegen, anstatt sich um eine exakte Beschaffungs- und Lagerplanung zu bemühen.

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Als unkritisch können Sie auch CX-Güter klassifizieren. Aufgrund ihres geringen Wertanteils und der guten Planbarkeit ihres Verbrauchs müssen Sie nur einen geringen Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf diese Güterkategorie richten. Denkbar ist  beispielsweise eine automatisierte Beschaffung zu festen Zeitpunkten mit festgelegten Mengen.

Schritt für Schritt zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse

  1. Überlegen Sie sich, was Sie auswerten wollen und welche Daten Sie dafür benötigen. Neben der Beschaffungsseite, lässt sich mit der kombinierten ABC-XYZ-Analyse auch der Absatz analysieren, um so gewinnbringende Erkenntnisse für die Produktionsplanung zu erhalten.
  2. Besorgen Sie sich die Daten für die ABC- bzw. XYZ-Analyse aus der Buchhaltung, aus dem Vertrieb, aus dem Lager, der Marketingabteilung oder wo auch immer Sie glauben, die notwendigen Informationen zu erhalten. Denken Sie auch hierbei daran, dass Materialeingang, -ausgang und -verbrauch nicht zwingend übereinstimmen. Es können immer Teile fehlerhaft sein, kaputt oder verloren gehen.
  3. Führen Sie eine ABC-Analyse durch. Sollten Sie hierzu weitere Fragen haben, schauen Sie sich doch einfach den dazugehörigen Beitrag an oder scheuen Sie sich nicht, mich zu kontaktieren. Ich helfe gerne weiter.
  4. Führen Sie für die gleichen Artikel eine XYZ-Analyse durch. Auch hier kann ich Sie bei Unklarheit nur ermuntern, einen Blick in den umfassenden Beitrag zu werfen oder bei offenen Fragen, mich zu kontaktieren.
  5. Kombinieren Sie die Erkenntnisse beider Controlling-Werkzeuge und überführen Sie diese in die neue ABC-XYZ-Matrix, wie ich sie oben vorgestellt habe.
  6. Leiten Sie die entsprechenden Handlungsempfehlungen für die Wahl von Beschaffungsstrategien (alternativ Produktionsstrategien bei Analyse des Absatzes) ab. Passen Sie Ihr Monitoring dahingehend an.
  7. Kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Sollte es zu unerwünschten Effekten kommen, überdenken Sie die gewählte Strategie. Da sich die Gewichtung und damit die Einordnung von Gütern im Zeitablauf verschieben kann, sollten Sie schließlich die kombinierte ABC-XYZ-Analyse in regelmäßigen Abständen wiederholen.

Sollten Sie weitergehende Fragen zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse haben, können Sie gerne mit mir Kontakt aufnehmen. Trauen Sie sich!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Africa Studio

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